업무에서 반복적인 작업을 줄이고 효율성을 극대화하는 것은 많은 직장인들의 목표이다.
Zapier는 다양한 앱과 서비스를 자동으로 연결하여 반복 업무를 제거하는 강력한 도구다. 이번 글에서는 Zapier를 활용하여 구글시트, 슬랙, 이메일 등의 다양한 앱을 자동화하는 방법을 소개하고, 이를 통해 생산성을 극대화하는 팁을 공유하겠다.
1️⃣ Zapier란?
Zapier는 코딩 없이 다양한 애플리케이션을 연결하여 자동화하는 플랫폼이다. 5,000개 이상의 앱과 연동이 가능하며, 사용자는 간단한 트리거(Trigger)와 액션(Action)을 설정하여 업무 프로세스를 자동화할 수 있다.
✔ Zapier의 핵심 개념
Zap: 하나의 자동화 프로세스를 의미하며, 트리거와 액션으로 구성된다.
Trigger: 자동화를 시작하는 이벤트(예: 새로운 이메일 수신, 구글시트에 새로운 행 추가).
Action: 트리거가 발생하면 실행되는 작업(예: 이메일 알림 전송, 슬랙 메시지 보내기).
Multi-Step Zaps: 한 번의 트리거로 여러 개의 액션을 실행하는 복잡한 자동화 흐름.
Filters & Conditions: 특정 조건이 충족될 때만 자동화를 실행할 수 있도록 설정.
✅ 예제: 새로운 고객 문의가 구글폼에 등록되면, 자동으로 슬랙에 알림을 보내고, 구글시트에 데이터를 저장한 후, 담당자에게 이메일을 보내는 자동화.
2️⃣ Zapier로 구글시트 자동화하기
구글시트는 데이터를 관리하는 데 매우 유용하지만, 반복적인 입력과 업데이트 작업이 필요하다. Zapier를 활용하면 이 과정을 자동화할 수 있다.
✔ 활용법
새로운 행 추가 시 알림 → "구글시트에 새로운 데이터가 입력되면, 슬랙에 자동 알림 보내기."
설문조사 자동 정리 → "구글폼 응답을 구글시트에 저장한 후, 이메일로 요약 전송."
CRM 연동 → "구글시트의 고객 정보를 자동으로 CRM(예: HubSpot, Salesforce)과 동기화."
중복 데이터 제거 → "구글시트 내 중복 데이터를 자동 감지하여 삭제."
특정 조건 충족 시 이메일 발송 → "구글시트에서 특정 값이 입력되면 자동으로 담당자에게 이메일 발송."
✅ 시간 절약 효과: 하루 평균 1~2시간 ⏳
3️⃣ Zapier로 슬랙 자동화하기
슬랙은 팀 협업에서 필수적인 도구이지만, 수동으로 정보를 공유하는 작업이 많다. Zapier를 사용하면 이 과정을 자동화할 수 있다.
✔ 활용법
구글시트 업데이트 시 슬랙 알림 → "중요 데이터가 업데이트되면 자동으로 슬랙에 알림 전송."
이메일 자동 알림 → "중요 이메일을 슬랙으로 자동 전송하여 팀과 공유."
새로운 Trello 카드 생성 시 알림 → "Trello에 새 카드가 추가되면 담당자에게 자동 슬랙 메시지 전송."
고객 문의 자동 공유 → "고객 지원 시스템(Zendesk, Intercom 등)에서 새로운 문의가 등록되면, 관련 채널에 자동 공유."
일정 관리 자동화 → "구글 캘린더에서 일정이 시작되기 전, 자동으로 슬랙에 리마인드 메시지 보내기."
✅ 시간 절약 효과: 하루 평균 30~60분 ⏳
4️⃣ Zapier로 이메일 자동화하기
이메일 수신 및 처리 과정은 많은 시간을 소모한다. Zapier를 이용하면 이메일을 자동 정리하고 필요한 작업을 자동화할 수 있다.
✔ 활용법
이메일을 구글시트에 자동 저장 → "새로운 이메일을 구글시트에 자동으로 기록하여 데이터 관리."
자동 응답 시스템 구축 → "특정 이메일을 수신하면 자동으로 미리 작성한 응답을 전송."
첨부파일 자동 저장 → "이메일에 첨부된 파일을 자동으로 구글 드라이브에 저장."
고객 문의 자동 분류 → "이메일 제목과 내용을 분석하여 관련 부서에 자동 전달."
이메일에서 중요한 일정 추출 → "이메일 내용을 분석하여 캘린더에 자동 일정 등록."
✅ 시간 절약 효과: 하루 평균 1~2시간 ⏳
5️⃣ Zapier로 프로젝트 관리 자동화하기
프로젝트 관리 도구(Asana, Trello, ClickUp 등)와 Zapier를 연동하면 프로젝트 진행 상황을 더욱 효과적으로 관리할 수 있다.
✔ 활용법
새로운 업무 자동 생성 → "이메일에서 특정 키워드를 감지하면 Asana에 자동으로 태스크 생성."
업무 상태 변경 시 알림 → "Trello에서 카드 상태가 변경되면 자동으로 담당자에게 이메일 또는 슬랙 메시지 전송."
프로젝트 진행률 자동 업데이트 → "작업 완료 시 구글시트에 진행률 업데이트."
파일 공유 자동화 → "업무 완료 시 관련 파일을 자동으로 구글 드라이브에 업로드하고, 팀과 공유."
회의록 자동 정리 → "회의가 끝난 후 자동으로 요약본을 노션(Notion)에 저장."
✅ 시간 절약 효과: 프로젝트당 5~10시간 ⏳
6️⃣ Zapier 활용 꿀팁
🎯 최적의 자동화 설정을 위한 팁
단순한 Zap부터 시작하기 → "기본적인 자동화부터 점진적으로 확대."
Multi-Step Zap 적극 활용 → "한 번의 트리거로 여러 개의 작업을 동시에 실행."
필터 기능 사용하기 → "특정 조건을 충족하는 경우에만 Zap 실행."
테스트 및 최적화 → "Zap 설정 후, 실행 로그를 확인하여 최적화."
Webhook 활용 → "맞춤형 API 연동을 통해 더욱 강력한 자동화 구현."
✅ 시간 절약 효과: 하루 2~3시간 ⏳
Zapier는 다양한 앱을 자동으로 연결하여 반복 업무를 제거하고, 생산성을 극대화할 수 있는 강력한 도구이다. 단순한 작업부터 복잡한 프로젝트 관리까지 자동화하면 시간을 절약하고, 더 중요한 일에 집중할 수 있다.
이제 Zapier를 활용하여 스마트한 업무 환경을 구축해보자! 🚀